El teletrabajo es un método de realizar la jornada laboral que se implementa cada vez a más empresas, ya que con las herramientas que disponemos actualmente se puede trabajar de una manera muy similar a la presencial. Se habla de que es una opción que reduce costes, puede aumentar la productividad y mejora la conciliación familiar de las personas trabajadoras.

A continuación, explicaremos cómo se puede implantar y qué aplicaciones pueden ayudar si se debe o se quiere optar por esta opción.

¿Qué se necesita para que una persona pueda trabajar desde casa?

En la empresa es necesario que haya una red informática controlada por servidores, donde se almacenen todos los datos y que las personas trabajen a través de usuarios que se conectan a los datos de los servidores según permisos y necesidades. Si los trabajadores guardan los datos en su ordenador, habrá que hacer una copia previamente.

En casa, que la persona disponga de un lugar que pueda habilitar para el teletrabajo, a ser posible, con un ordenador que sea de dos piezas y una silla cómoda. Preferentemente, será un ordenador de la empresa: puede ser un portátil que conectamos a una pantalla y a un teclado externo, para la protección de los datos. Si no disponemos de esta opción, se debe consultar qué requerimientos hay en materia de protección de datos. Eso sí, es importante que el equipo está dotado de una contraseña y no almacenar los datos en local.

Entonces, será necesario que un técnico configure un acceso externo al servidor, es decir, que el usuario de la persona que tiene que trabajar desde casa tenga configurado el permiso para acceder de manera externa, fuera de la red de la empresa, a los servidores. Esto se puede lograr mediante una conexión cifrada VPN, por seguridad de los datos. La mayoría de veces el técnico podrá configurarlo telemáticamente, sin tener que desplazarse.

Entonces, habrá que configurar las conexiones seguras. Por ello es necesario disponer de servidores que lo permitan. No obstante, se debe valorar cada caso particular para ver cuál es la mejor manera de poder implantar esta solución.

En cuanto a software especial no se necesita nada del otro mundo: la mayoría de los sistemas operativos ya llevan un pack básico y si no un técnico puede hacer la instalación a través de una conexión remota para poder llevar a cabo el teletrabajo.

¿Qué debo hacer para cumplir con el reglamento europeo de protección de datos?

Aquí comentaremos algunas indicaciones, pero siempre dependerá del tipo de datos y del análisis de riesgos. Es importante que todas las personas que empiecen a trabajar desde casa repasen los manuales, o consulten al delegado o consultoría contratada en esta materia.

Sin embargo, es básico que tanto el ordenador con el que nos conectaremos desde la casa como el usuario tengan una contraseña segura, que no compartiremos con nadie, y que cerraremos la sesión cuando acabamos la jornada laboral (aquí tenéis el enlace a un generador de contraseñas). Bueno, esto no cambia respecto a las normas en el lugar de trabajo habitual.

Si no utilizamos un ordenador de la empresa para el teletrabajo, es importante no guardar ningún archivo, sobre todo si este contiene datos personales de terceros. Igualmente, hacemos esta recomendación si el ordenador no es personal, ya que el servidor donde se almacenan los datos ya tiene implementados los protocolos y es donde la información estará realmente segura. Una vez finalizada la jornada, también tendremos que revisar que queden cerradas otras cuentas vinculados: correo electrónico, Drive …

También se han de respetar los compromisos de confidencialidad. Además, si usamos un cloud, aplicaciones de reuniones en línea, mensajería instantánea … Hay que asegurarse que el proveedor cumpla el reglamento europeo de protección de datos.

¿Cómo lo hacemos para reunirnos?

Como ya hemos explicado al principio hay infinidad de aplicaciones de reuniones VoIP, desde Google Meet, Microsoft Teams… Y para la mensajería instantánea, más allá de los canales habituales como pueden ser WhatsApp o Telegram, Slack es una aplicación de mensajería instantánea orientada a las empresas, ya que permite entornos de reuniones y es configurable. Con Slack puedes crear tags, para organizar las conversaciones, y varios canales de comunicación, según los equipos de trabajo. Para más información aquí tenéis un artículo interesante.

¿Y para controlar la jornada?

Uno de los temas que más preocupa es cómo controlar el registro de la jornada, sobre todo para las empresas que no dispongan de aplicaciones donde se pueda «fichar» telemáticamente. Para ello disponemos de herramientas que nos permitirán registrar las tareas de las personas trabajadoras y que incluso nos ayudarán a la organización y la productividad: Toggl, Clockify, Timecamp para el control del tiempo y los proyectos y osTicket, Trello, Freshdesk y Jira, para la asignación de tareas.

Esperamos que la información sobre el teletrabajo os sea de utilidad, no dudéis en contactarnos si necesitáis más información en cualquier aspecto de la informática de tu empresa.