El teletreball és un mètode de realitzar la jornada laboral que s’implementa cada cop a més empreses, ja que amb les eines que disposem actualment es pot treballar d’una manera molt similar a la presencial. Es parla que és una opció que redueix costos, pot augmentar la productivitat i millorar la conciliació familiar de les persones treballadores.
A continuació, explicarem com es pot implantar i quines aplicacions poden ajudar si cal o es vol optar per aquesta opció.
Què cal perquè una persona pugui treballar des de casa?
A l’empresa cal que hi hagi una xarxa informàtica controlada per servidors, on s’emmagatzemin totes les dades i que les persones treballin a través d’usuaris que es connecten a les dades dels servidors segons permisos i necessitats. Si els treballadors guarden les dades al vostre ordinador, caldrà fer-ne una còpia prèviament.
A casa, que la persona disposi d’un lloc que pugui habilitar per al teletreball, si és possible, amb un ordinador que sigui de dues peces i una cadira còmoda. Preferentment, serà un ordinador de lempresa: pot ser un portàtil que connectem a una pantalla ia un teclat extern, per a la protecció de les dades. Si no disposem d’aquesta opció, cal consultar quins requeriments hi ha en matèria de protecció de dades. Això sí, és important que lequip estigui dotat duna contrasenya i no emmagatzemar les dades en local.
Aleshores, caldrà que un tècnic configuri un accés extern al servidor, és a dir, que l’usuari de la persona que ha de treballar des de casa tingui configurat el permís per accedir de manera externa, fora de la xarxa de l’empresa, als servidors. Això es pot aconseguir mitjançant una connexió xifrada VPN, per seguretat de les dades. La majoria de vegades el tècnic el podrà configurar telemàticament, sense haver de desplaçar-se.
Aleshores, caldrà configurar les connexions segures. Per això cal disposar de servidors que ho permetin. Això no obstant, cal valorar cada cas particular per veure quina és la millor manera de poder implantar aquesta solució.
Pel que fa a programari especial no cal res de l’altre món: la majoria dels sistemes operatius ja porten un pack bàsic i si no un tècnic pot fer la instal·lació a través d’una connexió remota per poder dur a terme el teletreball.
Què he de fer per complir el reglament europeu de protecció de dades?
Aquí en comentarem algunes indicacions, però sempre dependrà del tipus de dades i de l’anàlisi de riscos. És important que totes les persones que comencin a treballar des de casa repassin els manuals, o consultin el delegat o consultoria contractada en aquesta matèria.
Tot i això, és bàsic que tant l’ordinador amb què ens connectarem des de la casa com l’usuari tinguin una contrasenya segura, que no compartirem amb ningú, i que tancarem la sessió quan acabem la jornada laboral (aquí teniu l’enllaç a un generador de contrasenyes ). Bé, això no canvia respecte a les normes al lloc de treball habitual.
Si no utilitzem un ordinador de l’empresa per al teletreball, és important no desar cap fitxer, sobretot si aquest conté dades personals de tercers. Igualment fem aquesta recomanació si l’ordinador no és personal, ja que el servidor on s’emmagatzemen les dades ja té implementats els protocols i és on la informació estarà realment segura. Un cop finalitzada la jornada, també haurem de revisar que quedin tancats altres comptes vinculats: correu electrònic, Drive…
També cal respectar els compromisos de confidencialitat. A més, si fem servir un cloud, aplicacions de reunions en línia, missatgeria instantània… Cal assegurar-se que el proveïdor compleixi el reglament europeu de protecció de dades.
Com ho fem per reunir-nos?
Com ja hem explicat al principi hi ha infinitat d’aplicacions de reunions VoIP, des de Google Meet , Microsoft Teams … I per a la missatgeria instantània, més enllà dels canals habituals com poden ser WhatsApp o Telegram, Slack és una aplicació de missatgeria instantània orientada a les empreses, ja que permet entorns de reunions i és configurable. Amb Slack podeu crear tags, per organitzar les converses, i diversos canals de comunicació, segons els equips de treball. Per a més informació aquí teniu un article interessant.
I per controlar la jornada?
Un dels temes que més preocupa és com controlar el registre de la jornada, sobretot per a les empreses que no disposin d’aplicacions on es pugui “fitxar” telemàticament. Per això disposem d’eines que ens permetran registrar les tasques de les persones treballadores i que fins i tot ens ajudaran a l’organització i la productivitat: Toggl , Clockify , Timecamp per al control del temps i els projectes i osTicket , Trello , Freshdesk i Jira , per a l’assignació de tasques.
Esperem que la informació sobre el teletreball us sigui d’utilitat, no dubteu a contactar-nos si necessiteu més informació en qualsevol aspecte de la informàtica de la vostra empresa .