Skip to content

El teletreball a les empreses

El teletreball és un mètode de realitzar la jornada laboral que s’implementa cada cop a més empreses, ja que amb les eines que disposem actualment es pot treballar d’una manera molt similar a presencialment. Es parla de què és una opció que redueix costos i que pot augmentar la productivitat i millorar la conciliació familiar de les persones treballadores.

A continuació, explicarem com es pot implantar i quines aplicacions ens poden ajudar si s’ha d’optar per aquesta opció.

Què es necessita perquè una persona pugui treballar des de casa?

A l’empresa és necessari que hi hagi una xarxa informàtica controlada per servidors, on s’emmagatzemin totes les dades i que les persones treballin a través d’usuaris que es connecten a les dades dels servidors segons permisos i necessitats. Si els treballadors guarden les dades en el seu ordinador, caldrà fer una còpia prèviament. 

A casa, que la persona disposi d’un lloc que pugui habilitar per al teletreball, si pot ser, amb un ordinador que sigui de dues peces i una cadira còmoda. Preferentment, serà un ordinador de l’empresa: pot ser un portàtil que connectem a una pantalla i a un teclat extern, per a la protecció de les dades. Si no disposem d’aquesta opció, cal consultar quins requeriments hi ha a l’empresa en matèria de protecció de dades. Això sí, és important que l’ordinador estigui dotat d’una contrasenya i no emmagatzemar les dades en local. 

Llavors, caldrà que un tècnic configuri un accés extern al servidor, és a dir, que l’usuari de la persona que ha de treballar des de casa tingui configurat el permís per accedir de manera externa, fora de la xarxa de l’empresa, als servidors. Això es pot aconseguir mitjançant una connexió xifrada VPN, per seguretat de les dades. La majoria de vegades el tècnic ho podrà configurar telemàticament, sense haver-se de desplaçar.

Llavors, caldrà configurar les connexions segures. Per això és necessari disposar de servidors que ho permetin. No obstant, s’ha de valorar cada cas particular per veure quina és la millor manera de poder implantar aquesta solució.

Pel que fa a programari especial no es necessita res de l’altre món: la majoria dels sistemes operatius ja duen un pack bàsic i si no un tècnic pot fer la instal·lació a través d’una connexió remota per poder a dur a terme el teletreball.

Què he de fer per complir amb el reglament europeu de protecció de dades?

Aquí comentarem algunes indicacions, però sempre dependrà del tipus de dades i de l’anàlisi de riscos. És important que totes les persones que comencin a treballar des de casa repassin els manuals, o consultin al delegat o consultoria contractada en aquesta matèria. 

Tanmateix, és bàsic que tant l’ordinador amb el qual ens connectarem des de la casa com l’usuari tinguin una contrasenya segura, que no compartirem amb ningú, i que tancarem la sessió quan acabem la jornada laboral (aquí teniu l’enllaç a un generador de contrasenyes). Bé, això no canvia respecte a les normes en el lloc de treball habitual. 

Si no utilitzem un ordinador de l’empresa, és important no guardar-hi cap arxiu, sobretot si aquest conté dades personals de tercers. Igualment, fem aquesta recomanació si l’ordinador no és personal,  ja que el servidor on s’emmagatzemen les dades ja té implementats els protocols i és on la informació estarà realment segura. Un cop finalitzada la jornada, també haurem de revisar que quedin tancats altres comptes vinculats: correu electrònic, Drive…

També hem de respectar els compromisos de confidencialitat. A més, si fem servir un cloud, aplicacions de reunions en línia, missatgeria instantània… Ens hem d’assegurar que el proveïdor compleixi el reglament europeu de protecció de dades.

Com ho fem per reunir-nos?

Com ja hem explicat al principi hi ha infinitat d’aplicacions de reunions VoIP, des de Google Meet, Microsoft Teams… I per a la missatgeria instantània, més enllà dels canals habituals com poden ser WhatsApp o Telegram, Slack és una aplicació de missatgeria instantània orientada a les empreses. Amb Slack disposes d’entorns per a reunions i és configurable: pots crear tags, per organitzar les converses, i diversos canals de comunicació, segons els equips de treball. Per a més informació aquí teniu un article interessant.

I per controlar la jornada?

Un dels temes que més preocupa és com controlar el registre de la jornada, sobretot per les empreses que no disposin d’aplicacions on es pugui “fitxar” telemàticament. Però hi ha eines que ens permetran registrar les tasques de les persones treballadores i que fins i tot, ens ajudaran per a l’organització i la productivitat: Toggl, Clockify, Timecamp per al control del temps i els projectes i osTicket, Trello, Freshdesk i Jira per a l’assignació de tasques.

Esperem que la informació referent al teletreball us sigui d’utilitat, no dubteu a contactar-nos si necessiteu més informació sobre qualsevol aspecte relacionat amb la infomàtica de la teva empresa.